Automatización a medida
sobre las incidencias de la comunidad, las respuestas al vecino y los vencimientos de la junta.
Los partes de incidencia llegan clasificados por unidad y urgencia, los borradores de respuesta al vecino esperan revisión con los adjuntos cotejados y los vencimientos y juntas llegan a la mesa de la administrativa con la semana de margen. La admin no cambia de programa ni paga un seat que nadie va a abrir.
Por qué a medida, no genérico
Por qué a medida, no una suite genérica de adminfincas más.
La admin de fincas ya trabaja en su programa de gestión —eFINCAS, CIMAL o Netfinca—, en el correo, en la hoja de morosidad y en la carpeta compartida con el presidente. La suite genérica de adminfincas quiere precisamente cambiar todo eso: pide migrar de programa, licenciar un seat por administrativo y dejar fuera el flujo donde se van las horas —dónde llega cada parte, cómo se coteja la foto, qué pasa cuando vence un recibo o cuándo convoca el presidente.
Hilván no vende un SaaS más. Tejemos la automatización sobre las herramientas que la admin ya usa —el buzón, el programa de gestión, la hoja de morosidad y la carpeta del presidente—, la medimos por horas reales que se pueden firmar en la propuesta y la cobramos cerrada por entregable. Si mañana hay un modelo mejor, lo cambiamos sin reescribir tu forma de trabajar.
Admin objetivo
1–12 administrativos · comunidades de propietarios entre 20 y 300 vecinos
Qué tejemos en una admin de fincas
Tres flujos que ya no se hacen a mano.
Empezamos por los partes y la respuesta al vecino porque es donde se van las horas de una admin pequeña. El primer entregable se firma con la métrica medida en la auditoría.
flujo · 01
Cada parte llega clasificado
Vecino, portal, escalera, garaje, zona común, unidad y urgencia (24 h vs. informativo), con el adjunto esperado según el tipo —foto, vídeo, hoja de reclamación—. Falta una foto y queda marcado contra la checklist de la comunidad. La mañana arranca ordenada y la administrativa abre primero lo que vence antes del parte.
entregable · clasificar · alertar · borrador de respuesta
flujo · 02
Listos antes de colgar
A partir del parte, los adjuntos y el historial de la unidad, el sistema redacta un borrador con los siguientes pasos que tiene que dar la comunidad —proveedor, plazo, presupuesto, comunicación al vecino—, el plazo en lenguaje claro y el coste si lo hay. La administrativa firma; el junior no arranca de cero después de la llamada.
entregable · borrador estructurado · revisión humana
flujo · 03
El recordatorio llega con margen
30, 15 y 7 días antes de cada vencimiento —comunidad, junta ordinaria, junta extraordinaria, recibo de proveedor, subida de cuotas—, el sistema escribe el recordatorio al presidente y al vecino con el tono propio de esa comunidad y lo deja listo a la mesa de la administrativa la misma semana, junto con el comparativo y la fecha de efecto.
entregable · recordatorio · comparativo · acta borrador
Ejemplo firmado
Los partes llegan clasificados y la respuesta al vecino sale antes de colgar.
La primera admin de fincas que tejió este flujo en producción. Todas las cifras están medidas con la titular cronómetro en mano.
Antes se abrían más de treinta partes al día entre goteras, ascensores y limpieza: se copiaban datos a mano al programa de gestión, se devolvía la llamada por la tarde y los partes se cruzaban con la hoja de morosidad un día después. Ahora, la bandeja entra clasificada por unidad y urgencia, los borradores de respuesta al vecino esperan con los adjuntos cotejados y los vencimientos y juntas llegan a la mesa de la administrativa con la semana de margen.
Resultado firmado
5 h/semana en triage y borradores que ya no se arrancan a mano
Métrica secundaria
−74 partes clasificados a mano al mes
Lo que nos preguntan las admins
FAQ sin rodeos.
El primer paso
Una tarde contigo, sin coste.
Recorremos contigo un flujo real de la admin —triage de partes de incidencia, borradores de respuesta al vecino o avisos de vencimiento y junta—, medimos las horas que se van y te entregamos un informe firmado con horas medidas y un rango de inversión. Haya proyecto o no, te lo decimos antes de presentar factura.
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