Automatización a medida
sobre los recordatorios de cita, los huecos por no-show y el seguimiento de la factura.
La recepcionista ve los recordatorios salir a tiempo, los huecos por no-show se rellenan desde la lista de espera y la facturación de seguimiento llega al final del día sin clicks manuales, sin cambiar la agenda que ya lleva.
Por qué a medida, no genérico
Por qué a medida, no una suite de gestión de clínicas más.
La clínica dental ya trabaja en su agenda, su software de gestión, la conversación de WhatsApp con el paciente y la historia clínica guardada durante años. La suite genérica de gestión de clínicas quiere precisamente cambiar todo eso: pide migrar de software, licenciar un seat por recepcionista y dejar fuera el flujo donde se van las horas —a qué hora suena el recordatorio, qué pasa cuando el paciente no contesta, cómo se rellena el hueco, cómo se cobra el seguimiento.
Hilván no vende un SaaS más. Tejemos la automatización sobre las herramientas que la clínica ya usa —la agenda, el software de gestión, el buzón y la conversación de WhatsApp—, la medimos por horas reales que se pueden firmar en la propuesta y la cobramos cerrada por entregable. Si mañana hay un modelo mejor, lo cambiamos sin reescribir tu forma de trabajar.
Clínica objetivo
1–8 recepcionistas + odontólogos · agendas de entre 20 y 120 pacientes al día
Qué tejemos en una clínica dental
Tres flujos que ya no se hacen a mano.
Empezamos por los recordatorios y el relleno de huecos porque es donde se van las horas de una clínica pequeña. El primer entregable se firma con la métrica medida en la auditoría.
flujo · 01
Cada cita llega confirmada
Clasificación por canal (WhatsApp / SMS / correo), idioma, especialidad (primera visita, revisión, ortodoncia, urgencia) y franja horaria del recordatorio (24 h antes, 2 h antes); el adjunto de la cita entra en el sobre con la cita. Falta una confirmación y queda marcado contra el checklist del día. La recepcionista abre primero lo que vence antes.
entregable · confirmar · clasificar · alertar
flujo · 02
Los huecos no se quedan vacíos
A partir del no-show y la lista de espera activa (con preferencia por duración y por especialista), el sistema compone un mensaje a los siguientes pacientes que pueden encajar en ese hueco concreto, gestiona la respuesta y confirma el rellenado. La recepcionista firma, no redacta.
entregable · lista activa · borrador · respuesta gestionada
flujo · 03
La factura de seguimiento sale sola
Tras la cita, el sistema prepara el borrador de factura con los actos cobrados, la aseguradora (Sanitas, Adeslas, DKV…) y el cobro pendiente, lo deja listo al final del día y recuerda el seguimiento del recibo impagado a los 3, 7 y 15 días.
entregable · borrador de factura · seguimiento de cobro · revisión humana
Ejemplo firmado
Los recordatorios salen solos y los huecos por no-show se rellenan desde la lista de espera.
La primera clínica dental que tejió este flujo en producción. Todas las cifras están medidas con la titular cronómetro en mano.
Antes la recepcionista llamaba cita por cita —entre 40 y 60 llamadas al día—, los huecos dejados por los no-show se quedaban vacíos y la facturación de seguimiento se arrastraba una semana. Ahora, las confirmaciones salen solas por el canal que toca, los huecos se rellenan desde la lista de espera con preferencia por duración y por especialista, y la facturación de seguimiento llega al final del día.
Resultado firmado
6 h/semana en recepción que ya no se hace a mano
Métrica secundaria
−86 huecos sin rellenar al mes
Lo que nos preguntan las clínicas
FAQ sin rodeos.
El primer paso
Una tarde contigo, sin coste.
Recorremos contigo un flujo real de la clínica —recordatorios de cita, relleno de huecos por no-show o facturación de seguimiento—, medimos las horas que se van y te entregamos un informe firmado con horas medidas y un rango de inversión. Haya proyecto o no, te lo decimos antes de presentar factura.
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